Procedura privind managementul relației cu membrii

          C.A.R. ULPIA se angajează la respectarea unor standarde înalte de onestitate și responsabilitate în livrarea serviciilor sale către membri. Deși instituția a  elaborat și implementat o gamă largă de norme interne în vederea îndeplinirii angajamentelor sale, pot apărea totuși erori, neglijențe, abuzuri și/sau încălcări ale acestor prevederi sau este posibil ca standardele setate prin normele interne să nu fie satisfăcătoare pentru membrii săi.

        Instituția încurajează membrii și angajații, ca în cazul în care constată o neregulă sau se manifestă o temere/îngrijorare/nemulțumire cu privire la activitățile instituției, să informeze persoanele abilitate din cadrul companiei cu privire la neregula respectivă sau să exprime această temere/ îngrijorare/ nemulțumire.

        Prezenta procedură a fost elaborată pentru a permite reclamantului să-și exprime, în mod corect, temerea/ îngrijorarea/nemulțumirea privind astfel de erori, neglijențe, abuzuri și/sau încălcări și a fi sigur că solicitarea sa este luată în considerare de instituție.

  Reclamații și sesizări

         Instituția vine în sprijinul membrilor săi, solicitanților și membrilor prin oferirea următoarelor posibilități de transmitere și înregistrare a reclamațiilor și sesizărilor:

a) Adresa email dedicată;

b) Câmp contact pe website;

c) Cutie sigilată pentru primire reclamații în sediul CAR;

d) Orice solicitare transmisă în orice formă, inclusiv pe mesaj electronic transmis pe orice adresă de email a instituției, sau în cadrul unei întâlniri dedicate (audiențe).

 

Cu privire la reclamații, se vor respecta următoarele reguli:

• Toate reclamațiile sosite pe orice cale se vor înregistra de către angajatul care le-a primit într-un registru al reclamațiilor și registrul audiențelor.

• copie a tuturor reclamațiilor vor fi păstrate de instituție timp de cel puțin 1 an.

• Este obligatoriu ca orice reclamație să primească răspuns din partea instituției în termen de maxim 30 zile.

• Trimestrial dacă e cazul, semestrial de regulă, se va completa tabelul din Anexa, astfel încât instituția să mențină o evidență actualizată a situației reclamațiilor și se vor prezenta Consiliului director.

• Anual se vor raporta Conferinței C.A.R. indicatorii specifici, conform Procedurii de calcul, monitorizare și raportare a indicatorilor financiari și sociali ai C.A.R..